1. Corte de fechas
El documento puede existir en ambas fuentes pero estar reconocido en períodos distintos. Revisa fecha de emisión, recepción y causación antes de marcarlo como faltante.
2. Prefijos y formatos
Un mismo número puede venir con prefijos, guiones, ceros o espacios diferentes. Normaliza los campos antes de cruzar.
3. Notas crédito
Una nota crédito puede modificar el valor neto de una operación y generar diferencias si una fuente se compara en bruto y la otra en neto.
4. Documento no registrado en el ERP
Puede existir un documento electrónico válido que aún no haya sido causado o importado al sistema contable.
5. Registro interno sin coincidencia DIAN
Revisa documentos equivalentes, provisiones, ajustes, causaciones manuales y errores de identificación antes de concluir que existe una falla del sistema.
6. Diferencias de valor
Impuestos, redondeos, descuentos, monedas o forma de agrupar líneas pueden explicar discrepancias. Compara campos homogéneos.
Checklist de investigación
- Agrupa diferencias por tipo antes de abrir documentos.
- Revisa primero corte/fecha y normalización de llaves.
- Valida notas crédito y documentos anulados.
- Busca provisiones o registros transitorios en el ERP.
- Documenta el ajuste o la explicación de cada diferencia material.
Ejemplo de revisión
Si el total DIAN supera al ERP, una lista de faltantes por CUFE permite investigar de forma dirigida. Después puedes separar facturas pendientes de causación de errores reales, en lugar de revisar todo el universo nuevamente.
Encuentra las diferencias automáticamente
Usa una herramienta PCCOL para organizar el proceso y conservar trazabilidad de la revisión.
Ver herramienta PCCOLPreguntas frecuentes
¿Debo corregir automáticamente cualquier diferencia?
No. El cruce identifica novedades; el tratamiento contable o tributario requiere revisar la causa.
¿Conviene conciliar por tercero o por documento?
La conciliación por documento da mayor detalle. Los totales por tercero sirven como control complementario y para priorizar investigación.