XML: información estructurada
El XML contiene la información electrónica estructurada del documento. Para automatizar consolidaciones y extraer campos es normalmente la fuente más útil.
PDF: representación visual
El PDF facilita la lectura humana, pero no siempre conserva la misma estructura necesaria para extraer información de forma confiable y masiva.
ZIP: paquete de archivos
Un ZIP es un contenedor. Puede agrupar XML, PDF u otros documentos; antes de analizarlo debes extraer y clasificar su contenido.
Organiza el lote antes de conciliar
Separa archivos por tipo, controla duplicados y conserva trazabilidad del origen. Un consolidado limpio reduce ruido cuando luego compares contra el ERP.
Checklist para organizar archivos
- Descomprime ZIP en una carpeta controlada.
- Separa XML y representaciones PDF.
- Identifica duplicados antes de consolidar.
- Conserva relación entre archivo fuente y fila del consolidado.
- No descartes XML después de generar el Excel.
Ejemplo de revisión
Un PDF puede verse perfecto para una persona, pero si necesitas procesar cientos de documentos el XML ofrece campos estructurados. El Excel consolidado debe ser una capa de trabajo, no el reemplazo del archivo electrónico fuente.
Consolida XML en Excel
Usa una herramienta PCCOL para organizar el proceso y conservar trazabilidad de la revisión.
Ver herramienta PCCOLPreguntas frecuentes
¿Puedo consolidar facturas solo desde PDF?
Para automatización estructurada, el XML suele ser una fuente más adecuada. El alcance exacto depende de la herramienta y los archivos disponibles.
¿Un ZIP es una factura?
No. Es un contenedor que puede incluir uno o varios archivos relacionados con documentos electrónicos.